DATENSCHUTZERKLÄRUNG — WRAMBOX

Francisco Manuel Gallardo Liebana handelnd unter der Bezeichnung Wrambox

[Vollständige Adresse — ausstehend] [Rechtliche E-Mail — ausstehend] [USt-IdNr. — ausstehend]

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung der über die Wrambox-Plattform erhobenen personenbezogenen Daten ist Francisco Manuel Gallardo Liebana, handelnd unter der Bezeichnung Wrambox, mit den im Kopfbereich angegebenen Kontaktdaten.

2. Erhobene Daten

Im Rahmen der Registrierung und Nutzung der Plattform kann Wrambox folgende Datenkategorien erheben und verarbeiten:

Identifikationsdaten

Pseudonyme Kundennummer (von Wrambox automatisch vergeben).
Vollständiger Name.
E-Mail-Adresse.
Telefonnummer.
Unternehmensname oder berufliche Tätigkeit.

Abrechnungsdaten

Steuerliche Anschrift.
Wohnsitz- oder Tätigkeitsland.
Steueridentifikationsnummer oder USt-IdNr., soweit zutreffend.
Zahlungs- und Rechnungsverlauf.

Technische Daten

IP-Adresse.
Datum und Uhrzeit des Zugriffs.
Browsersprache.
Verwendetes Betriebssystem und Browser.
Technische Informationen zur Betrugsprävention, zum Schutz der Plattform und zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.

Nutzungsdaten

Verwendete Anwendungen.
Ausgewählte Einstellungen.
Verlauf der auf der Plattform durchgeführten Vorgänge.
Nutzungsstatistiken der Dienste.

Vom Nutzer bereitgestellte Daten

Auf der Plattform hochgeladene Dokumente, Dateien, Bilder und Inhalte.
Über die Anwendungen generierte Rechnungen und Dokumente.
Sprachaufnahmen und Transkriptionen.
Informationen, die zur Nutzung von KI-basierten Tools eingegeben werden.

3. Zwecke der Verarbeitung

Personenbezogene Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:

Verwaltung der Nutzerregistrierung und des Kontos.
Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienste.
Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung.
Aufrechterhaltung der Plattformsicherheit.
Erkennung betrügerischer oder missbräuchlicher Aktivitäten.
Erfüllung rechtlicher, steuerlicher und verwaltungsrechtlicher Verpflichtungen.
Bearbeitung von Supportanfragen.
Verbesserung der Dienstleistungsqualität.
Ermittlung der anwendbaren Dokumentation und Anforderungen entsprechend der Rechtsordnung des Nutzers.
Bereitstellung von KI-basierten Funktionen.
Versand von E-Mails zur Kontobestätigung (Double-Opt-in) zur Verifizierung der Inhaberschaft der angegebenen E-Mail-Adresse.
Versand betrieblicher und dienstbezogener Mitteilungen zum Konto (Sicherheitshinweise, Änderungen am Dienst und administrative Benachrichtigungen).

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten stützt sich auf:

Die Erfüllung des Vertrags zwischen dem Nutzer und Wrambox.
Die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.
Das berechtigte Interesse von Wrambox an der Gewährleistung der Sicherheit, Stabilität und Verbesserung seiner Dienste.
Die Einwilligung des Nutzers, soweit gesetzlich erforderlich.

5. Einsatz künstlicher Intelligenz

Bestimmte Funktionen von Wrambox (Sprachtranskription, Textverarbeitung und KI-gestützte Assistenz) nutzen KI-Dienste von Drittanbietern.

Zur Erbringung dieser Funktionen werden die vom Nutzer zu diesem Zweck eingegebenen Daten — einschließlich Sprachaufnahmen, deren Transkriptionen und Freitext — zur Verarbeitung an diese Anbieter übermittelt.

Diese Anbieter befinden sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (USA). Die Übermittlung stützt sich auf die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln und gegebenenfalls auf die Zertifizierung des Anbieters nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework.

Diese Anbieter handeln als Auftragsverarbeiter und verwenden diese Daten nicht zum Training ihrer Modelle.

6. Weitergabe von Daten an Dritte

Wrambox gibt personenbezogene Daten, ausschließlich im erforderlichen Umfang, an die folgenden Auftragsverarbeiter weiter:

Stripe Payments Europe, Ltd. (Stripe, Inc.) — Zahlungsabwicklung (Irland / USA).
Hetzner Online GmbH — Hosting und technische Infrastruktur (Deutschland).
Zoho Corporation B.V. — E-Mail-Versand (Rechenzentrum in der EU).
OpenAI — Sprachtranskription (USA).
Anthropic PBC — KI-Funktionen (USA).
Datadog, Inc. — Überwachung und Sicherheit (Europäische Union).

Wrambox verkauft oder überträgt personenbezogene Daten nicht an Dritte zu kommerziellen oder Werbezwecken.

7. Internationale Übermittlungen

Einige Auftragsverarbeiter (Stripe, OpenAI und Anthropic) verarbeiten personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, in den USA.

In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und gegebenenfalls der Zertifizierung des Anbieters nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework, wodurch ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet wird.

8. Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienste erforderlich ist.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses können bestimmte Daten für die nach geltendem Steuer-, Handels-, Verwaltungs- oder Betrugspräventionsrecht vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt werden.

Nach Ablauf dieser Fristen können die Daten sicher gelöscht werden.

9. Rechte des Nutzers

Der Nutzer kann jederzeit folgende Rechte ausüben:

Recht auf Auskunft.
Recht auf Berichtigung.
Recht auf Löschung.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.
Widerspruchsrecht.
Recht auf Datenübertragbarkeit.
Recht auf Widerruf der Einwilligung, sofern die Verarbeitung auf dieser beruht.

Zur Ausübung dieser Rechte kann der Nutzer Wrambox über die im Kopfbereich angegebene E-Mail-Adresse kontaktieren.

Der Nutzer hat zudem das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.

10. Cookies und ähnliche Technologien

Wrambox kann Cookies und ähnliche Technologien verwenden, um den Betrieb der Plattform zu gewährleisten, die Nutzererfahrung zu verbessern, die Sicherheit zu stärken und Nutzungsstatistiken zu erheben.

Ausführliche Informationen zu diesen Technologien sind in einer gesonderten Cookie-Richtlinie enthalten.

11. Sicherheit

Wrambox trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung, Vernichtung oder Offenlegung, darunter:

Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand (Verschlüsselung der Server-Festplatte).
Verschlüsselung bei der Übertragung mittels TLS.
Isolierung der Daten zwischen Konten (Row-Level-Security in einer mandantenfähigen Umgebung).
Speicherung der Passwörter mittels robuster Hash-Funktionen.

Diese Maßnahmen werden regelmäßig entsprechend dem Stand der Technik und den bestehenden Risiken überprüft.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wrambox kann diese Datenschutzerklärung ändern, wenn dies aus rechtlichen, technischen, betrieblichen oder kommerziellen Gründen erforderlich ist.

Änderungen werden den Nutzern per E-Mail oder über die Plattform selbst mitgeteilt.

Die jeweils gültige Version steht stets zur Einsicht bereit.